Agentur

Sep  2008
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Facelifting für KISplus

Seit Anfang 2006 ist das Dokumenten-Management- und Workflow-System "KISplus" Bestandteil der täglichen Geschäftsprozesse der Siemens Schweiz AG im Bereich Automation and Drives (A&D). 2008 wurde das System auf SharePoint 2007 migriert und mit neuen Funktionen ausgestattet.

Im Zentrum von KISplus steht der Kunde. Die von mehreren hundert Endanwendern zur Zusammenarbeit genutzte Lösung stellt sämtliche kundenspezifischen Dokumente, wie beispielsweise Rahmenvereinbarungen, Angebote und Bestellungen, zentral bereit. Zudem bietet die Plattform, über die sämtliche Kundenprojekte bearbeitet und abgewickelt werden, ein zentrales Newscenter mit wichtigen Zusatzinformationen zu Kunden.

KISplus hat sich in zwei Jahren Einsatzzeit bewährt und verfügt über eine ausgezeichnete Benutzerakzeptanz. Nachdem mit MOSS 2007 eine neue Version von Microsoft SharePoint zur Verfügung steht, die eine ganze Reihe erweiterter Funktionen bietet, sollten die Verbesserungen und Vereinfachungen auch in KISplus eingeführt werden. Die Migration erfolgte durch die Nürnberger Microsoft-Spezialisten der dns - digital nervous systems GmbH, die bereits die ursprüngliche Lösung implementiert hatten.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die frühzeitige Einbeziehung der späteren Nutzer. Um die täglichen Arbeitsprozesse noch besser in KISplus abzubilden, wurden in einem Initialworkshop die Erfahrungen der Benutzer mit dem bisherigen System evaluiert und anschließend in die Spezifikationen einbezogen.

Nach der erfolgreichen Migration verfügt KISplus nicht nur über erweiterte Funktionalitäten, sondern ist auch benutzerfreundlicher geworden. Insbesondere das neue SharePoint Konzept der Inhaltstypen ermöglicht eine einfache und übersichtliche Klassifizierung der Inhalte in Rahmenabkommen, Angebote, Bestellungen und andere kundenspezifische Dokumente mit den entsprechenden Workflow Funktionalitäten. Individuell konfigurierbare Arbeitsbereiche zu den Kundenakten unterstützen die gemeinsame Arbeit an Projekten und Dokumenten über die Grenzen von KIS¬plus hinaus. So können Siemens Mitarbeitern weltweit Zugriffsberechtigungen auf virtuelle Projekträume erteilt werden, ohne dass sensible Daten nach außen dringen können.

Zudem stellt KISplus zusätzlich zur Dokumentenverwaltung nun Funktionen zur Standardisierung des Managements von kleinen Projekten zur Verfügung. In den Projektakten können Aufgaben und Meilensteine komfortabel verwaltet und in übersichtlichen Gantt-oder Kalenderansichten dargestellt werden.

Das ausführliche Anwenderhandbuch ist als Wiki angelegt und selbst Bestandteil von KISplus. Alle Benutzer haben somit die Möglichkeit, die Dokumentation zu erweitern und zu aktualisieren. Die neuen Funktionen wurden den Anwendern ausführlich in Schulungen vorgestellt.