Agentur

Mrz  2008
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SharePoint Applikation erleichtert präzise Planung von Zeitkontingenten

Kundengespräche auf Messen finden in zeitlich engem Rahmen statt. Alle Termine müssen sorgfältig mit Kollegen koordiniert werden, um Überschneidungen zu vermeiden und keine Geräte oder Räume doppelt zu belegen. Reduzieren lässt sich der Abstimmungsaufwand, wenn verfügbare Ressourcen über ein Online-System gebucht und für alle Beteiligten transparent verwaltet werden. In den hektischen Tagen vor und während einer Ausstellung spart das Messeteam so wertvolle Zeit und Energie, die letztendlich den Kunden zu Gute kommen.

Ein Terminbuch stellt einen begrenzten Aktionszeitraum dar, in dem eine Ressource - etwa ein Besprechungszimmer oder ein Vorführgerät - vergeben werden kann. Jeder berechtigte Benutzer verfügt über die Möglichkeit, ein Terminbuch im Siemens Intranet anzulegen und wird dann zugleich zum verantwortlichen Koordinator für die Belegung. In den von ihm freigegebenen Kalenderbereichen können andere Teilnehmer Reservierungen vornehmen. Verbindliche Buchungen bleiben aber dem Koordinator vorbehalten.

Der Kalender selbst ist in ein viertelstündliches Raster unterteilt, jeder Termin hat eine vorgegebene Dauer von 45 Minuten. Zur schnellen Orientierung über freie, vorbelegte und fest gebuchte Zeitfenster steht wahlweise eine Tages- oder Wochenansicht zur Verfügung. Es ist nicht möglich, dass Termine sich überschneiden oder außerhalb des festgelegten Aktionszeitraums liegen. Über E-Mail-Benach¬richtigungen werden dem Koordinator sämtliche Änderungen im Terminbuch mitgeteilt, andere Nutzer werden nur informiert, falls ihre eigenen Termine umgestellt werden müssen.