Agentur

Mrz  2010
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TicketLounge ermöglicht transparentes Eventmanagement

Die Planung von Kongressen, Seminaren und anderen Events findet meist unter enormen Zeitdruck statt. Im Vorfeld sind dabei Faktoren wie die genauen Besucherzahlen oder die Belegung von Räumlichkeiten für parallel stattfindende Vorträge kaum abzusehen.

Das Ticketing System ist einfach zu handhaben und gewährt jederzeit Einblick in den aktuellen Buchungsstand einer Veranstaltung. Es setzt sich aus zwei wesentlichen Bestandteilen zusammen, von denen der eine von den Veranstaltern zur Verwaltung (Event Management Site) und der andere von den Besuchern zur Anmeldung (Ticket Wizard) genutzt werden kann.

Einrichten der Event Management Site

Für jedes anstehende Event wird von den Organisatoren in SharePoint eine Event Management Site mit Eckdaten zur Veranstaltung angelegt. Hier werden die einzelnen Buchungsschritte, die später im Ticket Wizard abrufbar sind, festgelegt. Es können verschiedene optionale Module konfiguriert werden, die neben dem Anmeldezeitraum auch festlegen, ob bereits bei der Eintragung im Internet ein Parkplatz für das Event reserviert werden kann. Werden im Rahmen einer größren Veranstaltung mehrere Einzelevents oder Vorträge angeboten, kann hierfür je eine eigene Listenansicht eingerichtet werden. Darüber hinaus wird entschieden, in welchen Sprachen der Ticket Wizard später im Internet aufrufbar sein soll. Die Benutzeroberfläche steht bereits in den Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Französisch zur Verfügung. Mit nur einem Klick wird der Online Ticket Wizard dann automatisch gemäß den getätigten Angaben generiert.

Schnelle und bequeme Anmeldung per Internet

Nach abgeschlossener Konfiguration steht der Ticket Wizard für Besucher zur Anmeldung im Internet bereit. Der entsprechende Link kann von den Organisatoren eines Events beispielsweise in einer Einladungsmail verschickt werden. Anschließend können Interessenten direkt auf den Ticket Wizard zugreifen und Tickets für Veranstaltungen schnell und bequem im Internet buchen. Dazu müssen sie lediglich die einzelnen Buchungsschritte durchführen, die vorher auf der Event Management Site festgelegt wurden.

Auswertung in Echtzeit

Die im Ticket Wizard erfolgten Anmeldungen werden dann wieder zurück auf die Verwaltungsseite in SharePoint übertragen und in einer Gästeliste erfasst. Dort können sie von einem für die Veranstaltung verantwortlichen Mitarbeiter aufgerufen und weiterverarbeitet werden. Die Gästeliste zeigt alle Anmeldungen an, die vorher von Besuchern mit Hilfe des Ticket Wizards im Internet getätigt wurden. Die Veranstalter sind so immer über den aktuellen Buchungsstand eines Events informiert und können unmittelbar während der Planungsphase auf Besucherwünsche reagieren. Wird beispielsweise die maximale Besucherzahl eines Vortrags schon im Laufe des Anmeldezeitraums erreicht, kann diese Veranstaltung nachträglich mehrmals angeboten werden. Die einzelnen Gästelisten können selbstverständlich auch in Excel exportiert und als Teilnehmerlisten weiter verarbeitet werden.

Auf Anfrage bindet die digital nervous systems GmbH (dns) das Ticketing System TicketLounge in eine bestehende Serverlandschaft ein und passt es an individuelle Kundenwünsche an. Als technische Voraussetzung erfordert es lediglich Windows Sharepoint Services 3.0.

Über digital nervous systems

Die digital nervous systems GmbH bietet als erfahrenes Team professionellen Service bei der Abbildung und Optimierung von Geschäftsprozessen durch Individualsoftware in den Bereichen Organisation und Kommunikation. Als Dienstleister sind wir in der Microsoft®-Welt zu Hause und realisieren seit über zehn Jahren im Kundenauftrag erfolgreiche Internet-Applikationen.