Komponenten einer digitalen Dokumentenverwaltung

Die strukturierte Ablage von digitalen Dokumenten und Papierunterlagen ist eine Herausforderung, der sich heutzutage jedes Unternehmen stellen muss.
Schriftverkehr, Rechnungen, Emails, Datenblätter, Verträge usw., sind die Dokumentenarten die effektiv und zuverlässig in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgelegt sein sollten.
Oft ist die Einführung eines DMS der erste große Schritt einer Digitalisierung der Unternehmensprozesse und erfordert daher eine gute Planung.
Was sind die Anforderungen an eine modernes und leistungsfähiges DMS:

  • Datenbankgestütztes und mitwachsende System
  • regelmäßige Softwarepflege, Updatesicherheit (Vorsicht bei Exoten), Planungssicherheit
  • Plattformübergreifendes System (soweit nötig)
  • Sicherer mobiler Zugriff (Webapp, App usw.)
  • einfache und unkomplizierte Wege zur Ablage (drag & drop, scannen, speichern)
  • Kategorisierungs- und Strukturierungsmöglichkeit
  • Metainformationen und Verschlagwortung möglich
  • Leistungsfähige und schnelle Suche
  • Zugriffsverwaltung für User und Usergruppen
  • Rechtskonformität bzw. Möglichkeit zur Revisionssicheren Ablage
  • Automatisierungsmöglichkeit von Routinearbeiten
  • Dokumentenlenkung und Freigabefunktion
  • Einfache Backupmöglichkeit

 

Wir führen verschiedene System. Lassen Sie sich beraten, wir erstellen gerne ein unverbindliches Angebot.