Integrierte Schichtplanung und Zeiterfassung
Landbäckerei Gagel
12 Fachgeschäfte · rund 150 Mitarbeitende · inhabergeführt
0 Minuten
Ausfall bei der Live-Schaltung
- Branche
- Bäckerei, Lebensmittelhandwerk
- Laufzeit
- Rund 6 Monate vom ersten Entwurf bis zum Go-live
- Team
- 5 bis 7 Personen, je nach Projektphase
- Partner
- Easyware Computer GmbH (EWC)
Eine teure Altsoftware, die sich nicht anpassen ließ
Die Landbäckerei Gagel ist ein inhabergeführter Handwerksbetrieb aus der Region Ebern bei Bamberg, mit 12 Fachgeschäften und rund 150 Mitarbeitenden. Einsatz- und Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung liefen über eine einzige Software — teuer im Betrieb, technisch veraltet und von einem Hersteller betreut, der keine Anpassungen vornehmen wollte.
Die Software bildete die Abläufe der Bäckerei nicht ab. Also gestaltete die Bäckerei ihre Abläufe um die Software herum — in einem Betrieb, dessen über Jahre gewachsene Strukturen eigene Lösungen verlangen. Jedes weitere Jahr mit dem Altsystem hätte erneut die vollen Kosten verursacht.
Die Herausforderungen im Einzelnen
- 01
Weniger als sechs Monate bis zum Go-live
Vom ersten Entwurf bis zum Livegang blieb weniger als ein halbes Jahr — einschließlich Test, Qualitätssicherung und Launch einer Software, die im ganzen Unternehmen genutzt wird.
- 02
Eine neue Branche
Für eine Bäckerei hatten wir zuvor nicht gearbeitet. Die branchentypischen Abläufe mussten wir uns zu Beginn des Projekts erst erarbeiten.
- 03
Über Jahre gewachsene Strukturen
Die Abläufe eines inhabergeführten Betriebs folgen keinem Branchenstandard. Sie ließen sich nur mit maßgeschneiderten Lösungen effizient abbilden.
- 04
Keine Fehlertoleranz bei der Zeiterfassung
Die erfassten Zeiten gehen an das Steuerbüro. Jeder Export musste exakt stimmen; ein Rechen- oder Programmierfehler wäre dort unmittelbar angekommen.
- 05
Umstellung auf einen Schlag
Die Software ging im laufenden Betrieb live, ohne längere Test- oder Einarbeitungsphase mit Core- und Power-Usern.
- 06
Kostendruck durch das Altsystem
Die Ablösung musste rechtzeitig gelingen, damit die Bäckerei nicht ein weiteres Jahr für die teure Altsoftware zahlt.
Ein System für den Betrieb — umgestellt an einem Stichtag
Wir haben eine Software entwickelt, über die die Landbäckerei heute einen Großteil ihrer Unternehmensprozesse steuert: Einsatz- und Schichtplanung, Urlaub, Ausfälle und Zeiterfassung. Die Fachgeschäfte planen ihre Schichten selbst, die Geschäftsführung behält die Entscheidungen der Bereichsleitungen im Blick.
Weil die Umstellung auf einen Schlag erfolgen musste, lag das Gewicht auf einem strukturierten Release-Plan. Er gab dem Debugging eine feste Reihenfolge und führte auf einen gemeinsamen Launch mit der Bäckerei hin. Die Live-Schaltung verlief ohne eine Minute Ausfall.
Umgesetzt haben wir das Projekt gemeinsam mit der Easyware Computer GmbH (EWC), die die Landbäckerei schon seit Längerem betreut. EWC übernahm die Projektleitung, richtete die Hosting-Infrastruktur ein und unterstützte eng bei der Anbindung der Personalstammdatenbank.
Was dabei entstanden ist
Ein System für den Betrieb
Ein Großteil der Unternehmensprozesse wird aus einer Software heraus gesteuert — von der Einsatzplanung bis zur Zeiterfassung.
Dezentrale Schichtplanung
Jedes Fachgeschäft legt eigene Schichtplan-Vorlagen an und plant seine Schichten selbst, einschließlich Urlaub und Ausfällen.
Mobile Ansicht für Mitarbeitende
Eine reduzierte Oberfläche, über die Mitarbeitende die für sie relevanten Funktionen am Mobilgerät erreichen.
Rechte- und Rollensystem
Rollen und Rechte legen fest, wer in welchem Fachgeschäft und Bereich was sehen und ändern darf.
Funktionen für die Geschäftsführung
Die Geschäftsführung sieht die Entscheidungen der Bereichsleitungen ein und kann sie überwachen und steuern.
Anbindung an die bestehende IT
Sichere und performante Integration in die vorhandene Systemlandschaft, insbesondere in die bereits laufende Personalstammdatenbank.
Das Ergebnis
0 Minuten
Ausfall bei der Live-Schaltung
Die Umstellung erfolgte auf einen Schlag, ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs.
6-stellig
Ersparnis im ersten Jahr
Eingesparte Kosten in Euro durch die Ablösung der Altsoftware.
150
Aktive Nutzende
Die Software ist im ganzen Unternehmen im Einsatz, vom Fachgeschäft bis zur Geschäftsführung.
Technologie
Backend
- Node.js
Frontend
- Angular
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